Notionで複数ページの文書管理がはかどる!執筆、授業計画、レポートにもおすすめ!

ドキュメント管理ツールとして人気が高まってきているNotion。とにかくたくさんの機能があるので、多岐にわたる使い方ができちゃいます。その中でも今回は書籍の執筆、授業計画(シラバス)作成、論文やレポート執筆など、複数ページの文書管理方法について紹介します。

UIデザイン必携

Notionとは?


Notionは多機能ドキュメント作成ツールです。オンライン上でも、インストールしたアプリでも利用できます。


文書作成はもちろん…


Trello風のカンバン形式でタスク管理したり…


計算や、ソート、絞り込みのできる表を作ったり…


ToDoリストを作ったり…


名簿管理したり…

なんでもできちゃいますね!!

Notionの利用料金


Notionは基本無料で利用できます!共有する人数や機能によって月額$4〜の有料プランもあります。

複数ページの文書管理にNotionを使う

これまで書籍を執筆をする際はNumbersで全体の目次とページ数を管理し、執筆にはTypora、バージョン管理はGitHub、共有はBox…と、4つのツールを駆使していました。まぁ、いいっちゃいいんですけど、もう少しスッキリできないものかね…と悩んでいたところ、Notionに出会ったわけです。

私がどのように使っているのか、順に見ていきましょう!

表で目次管理

まず、書籍や論文、シラバスなどの項目ごとに分けたい文書では、最初に目次を作って、それぞれ単独の文書を執筆という流れになるかと思います。その最初の段階である目次作りには、見出しや内容のメモ、ページ配分などが必要です。


Notionの登録が完了したら、左側のパネルから「Add a page」をクリックして新規ページを作成します。無題のページが作成されるので、タイトルを入力しましょう。タイトルの上にある「Add icon」をクリックして絵文字を追加したり、「Add cover」でアイキャッチ画像を追加できます。


本文部分にある「Table」をクリックして表を挿入します。


表見出しにあたる部分をクリックして、テキストやタイプを変更しましょう。ページ数部分は「Number」タイプにします。


合計ページ数を出したいので、項目の下にある「Calculate」をクリック。


「Sum」を選択すると合計ページ数が表示されます!シラバスでは授業時間数の管理に使えそうですね。


進捗管理には「Select」欄を用意するといいでしょう。


セルをクリックして、「執筆中」や「完了」などのラベルを選択できるようにしておくと捗ります。

文書執筆

マークダウン記法で記述できます。ここは他のノートアプリとあまり変わらないかな?と思ったのですが、複数ページにまたがる文書で役に立ったのが、上記目次との紐付けです。

目次ページの各タイトルにカーソルを合わせると、「Open」ボタンが表示されます。クリックするとそのまま記述開始できます。ページごとの紐付けがすでに完了している状態なので、管理が本当に楽です!

ただ、今まで使っていたTyporaだと、文書中の目次が作れて便利だったのになぁ…なんて思っていたら、Notionにもちゃんと用意されていました!ぬかりなし!目次を表示したい場所(多くの場合文書の上部ですかね)のブロックで+アイコンをクリック。一番下の方にある「Table of contents」をクリックするだけで目次が挿入できます。

他のメンバーと共有


画面右上の「Share」から「Add people」ボタンを押すと共有するメンバーを招待できます。一番上の「Share to the web」をオンにするとWeb上に公開されます。公開したくない時はチェックしないようにしましょう。


Notionアカウントを持っている人ならアカウント名を、そうでなければメールアドレスからでも招待可能です。無料版なら以下の権限を渡せます:

  • 編集可能
  • コメント可能
  • 閲覧可能

バージョン管理


簡易バージョン管理機能がついています。画面右上の「Updates」をクリックすると、これまで誰が、いつ、どこを編集したのかが表示されますよ。

ファイルの書き出し


必要であればファイルの書き出しも可能です。画面右上の「・・・」ボタンから「Export」をクリックしましょう。表だけでなく文書も .md 形式でダウンロードできます。表は .csv形式です。


とにかくなんでもポンポンメモしていくだけならEvernoteなどのシンプルなアプリがおすすめです。なぜならNotionは管理するための形式がたくさんあり、情報を整理するためのスキルが問われるからです。情報を蓄積し、何度も見返したり長期間で管理するタイプの文書はNotionを利用するといいでしょう。みなさんのおすすめ利用方法もぜひ教えてくださいね!

シェアする

ニュースレター

Web制作の最新情報やWebクリエイターボックスからのお知らせ、中の人の近況等を定期的にお送りいたします。 ぜひご登録ください!もちろん無料です! :)